الوصف:
تعتبر مهنة الإدارة المكتبية من المهن التي تتطلبها مختلف القطاعات الخاصة والحكومية حيث يتولى القائم بهذه المهنة العمل على مساعدة المدراء في إنجاز الأعمال المكتبية كتحرير الرسائل والخطابات واستقبال البريد وتصديره وتصوير المستندات وحفظها وتحديد المواعيد وإستقبال الزائرين وتنظيم الاجتماعات وترتيب سفريات الرئيس وتصميم بعض النماذج المكتبية والتعامل مع التقنيات المكتبية الحديثة الحاسب الآلي والفاكس والماسح الضوئي ... الخ، ليصبح المتخصص بمهنة " الإدارة المكتبية" قادر على القيام بمتطلبات هذه المهنة.
:المحاور
الإدارة المكتبية: مفهومها وأهميتها - وظائفها - مواصفات الإدارة الناجحة - التخطيط - التنظيم - التوظيف - التوجيه والإشراف - الرقابة -مفهوم المكتب - أنشطة المكتب).
مدير المكتب (وظيفة مدير المكتب – المسؤوليات والواجبات – العلاقات – الصفات والمهارات).
الاتصالات الكتابية ( إعداد الرسائل - المذكرات التقارير) وفق الضوابط الموضوعية والشكلية للكتابة الجيدة.
تنظيم أعمال البريد الوارد والصادر (خطوات استقبال البريد - خطوات تصدير البريد).
الاتصالات الهاتفية (آداب الاتصال الهاتفي ومتطلبات نجاحه)
تنظيم الاجتماعات (دوره قبل وأثناء وبعد الاجتماع وأثناء).
تنظيم السفريات (خطة السفر وعمل الحجوزات - وأثناء سفر الرئيس)
ادارة الوقت واعداد جدوال الاعمال اليومي والاسبوعى والشهرى الكتروني.
استقبال الزائرين ( تنظيم المواعيد - استقبال الزائرين حسب أنواعهم - طرق إتمام أو رفض الزيار).
تنظيم المكتب (مفهوم تنظيم المكتب واهميته - خصائص التنظيم المكتبي - المبادئ العامة - خطوات التنظيم - إعادة التنظيم - تصنيف وترتيب الوثائق - الفهرسة - ترحيل وإتلاف الوثائق)
تصميم النماذج المكتبية ( فوائد استخدام النموذج - كيفية تصميم النماذج).
نظم المعلومات المكتبية والارشفه الضوئية للوثائق.
لتدريب على الطباعة ( التدرب على استخدام صفوف لوحة المفاتيح المختلفة: صنف الارتكاز - الصف الأول - الصف الثالث الصف الرابع - المفاتيح الأخرى كالمالي والأرقام والوظائف).
استخدام الحاسب في الأعمال المكتبية (برنامج وورد - برنامج إكسيل - برنامج بوربوينت - الانترنت والبريد الإلكتروني).
تصميم المكتب (مفهوم تصميم المكتب وأهميته - المبادئ العامة - أنواع المكاتب)
· تحرير الرسائل والمذكرات والتقارير الكتابية.
· تنظيم أعمال البريد الوارد والصادر
· إجراء الاتصالات الهاتفية واستقبالها
· تنظيم الاجتماعات بشكل مناسب
· تنظيم سفريات الرئيس
· معرفة أساسيات إدارة الوقت.
· استقبال الزائرين وتنظيم المواعيد لهم
· تنظيم المحفوظات بالشكل الصحيح.
· تصميم النماذج المكتبية
· معرفة التقنيات المكتبية الحديثة واستخداماتها.
· الطباعة بالحاسب الآلي بالسرعة والدقة المناسبة.
· استخدام الحاسب الآلي في الأعمال المكتبية (برنامج وورد - برنامج اكسل-برنامج بوربوينت - الانترنت والبريد الإلكتروني)
تأهيل المتدرب للعمل بمهنة "الإدارة المكتبية" من خلال تزويده بمجموعة من المعارف والمهارات التي تركز على أعمال الإدارة مدة (6) أشهر بواقع (360) ساعة تدريب، يتمكن معها الخريج من القيام بمهام مهنة الإدارة المكتبية
